Workflow: ¿qué es? Descubre la metodología Scrum

Antes de iniciar un proyecto es esencial asegurarse de que las personas implicadas en él saben qué hacer y en cuánto tiempo. En otras palabras, las tareas y los plazos de entrega deben estar muy claros. Para conseguirlo, establecer un workflow será un recurso de gran ayuda. 

 

Si quieres saber qué es exactamente un workflow, qué ventajas conlleva y qué metodologías son reconocidas como las más útiles hoy en día, ¡Sigue leyendo!

 

ejemplos de workflow en equipos de trabajo

 

Primer paso: ¿qué es un workflow?

 

El significado de workflow en español es “flujo de trabajo”. Podemos definir el término como la automatización de los procesos que una empresa desarrolla en su día a día, de manera que las tareas pasen de un trabajador a otro según una determinada jerarquía y reglas preestablecidas. 

 

Cada proceso debe ser diseñado para poder integrarse en el funcionamiento de la empresa, teniendo un inicio y un final. Además, deben definirse cada una de las fases por las que ha de pasar, evitando todo tipo de trabas innecesarias. Un buen diseño de workflow es lo primero que debemos hacer al comenzar nuestro proceso de transformación digital.

 

Se trata de una metodología de trabajo muy usual en entornos digitales y en las empresas que apuestan por una digitalización de sus procesos y plantillas. La era post pandemia ya es una realidad y ha acelerado la necesidad de ser ágiles en la toma de decisiones y la oferta de soluciones a clientes. Por eso, aquellas compañías que apuesten por digitalizar y agilizar sus procesos conseguirán salir reforzadas de las dificultades derivadas de la Covid-19.


Creemos un workflow

 

Es usual pensar que los términos técnicos pertenecen a conceptos enrevesados. En el caso del workflow, nada más lejos de la realidad. Por eso, te contamos a continuación qué cuestiones hay que tener en cuenta antes de crear un workflow automatizado. Concretamente, debemos responder las siguientes tres preguntas:

  • ¿Quién estará involucrado? Necesitamos identificar a los participantes involucrados, ya sean personas o sistemas.
  • ¿Qué harán? Es esencial establecer todas las tareas relevantes para conseguir los objetivos.
  • ¿Qué información es necesaria? Hay que definir los datos necesarios para que los participantes completen sus tareas.

Pasos para crear un workflow o flujo de trabajo

Una vez aclaradas estas cuestiones, los pasos para crear un flujo de trabajo serán:

  1. Definir los objetivos
  2. Diseñarlos
  3. Implementarlos
  4. Medir los resultados

ventajas de los flujos de trabajo

 

Ventajas del workflow  

 

Establecer un workflow y una metodología de trabajo agiliza numerosos procesos que quizás pueden resultar repetitivos. Esta solución permite optimizar el trabajo mediante procesos y generar una serie de beneficios para las empresas como los siguientes: 

  • Mejora de la productividad: los equipos tienen claras sus responsabilidades, lo que les permite ahorrar tiempo.
  • Minimización de errores: trabajar sin cometer errores es imposible, pero usar métodos y herramientas puede ser de gran ayuda para prevenirlos y minimizarlos. 
  • Adiós a tareas manuales redundantes: al eliminar procesos innecesarios, los trabajadores se centran en actividades estratégicas orientadas al negocio.
  • Mayor control, transparencia y seguridad: reduce el micromanagement ya que permite llevar un control de los resultados obtenidos y acceder a los datos asociados.

Fácil manejo de actividades múltiples: es posible trabajar en distintas tareas gracias al continuo control de su desarrollo.

 

Tipos de workflow: Scrum y metodología ágil

 

Como respuesta a las consecuencias que puede acarrear una falta de planificación surgen los flujos de trabajo y las metodologías ágiles. Estos nuevos sistemas de gestión apuestan por una dinamización de la gestión y una coordinación de los procesos para optimizar el uso que damos a nuestros recursos. 

 

La metodología Scrum es una de las más recurrentes dentro de los equipos que manejan proyectos complejos. Se trata de un marco de trabajo (o framework) que tiene como finalidad entregar valor en períodos cortos de tiempo. Para ello, son claves la flexibilidad, el factor humano, la colaboración o interacción con el cliente y el desarrollo constante para asegurar buenos resultados.

 

Pilares esenciales para la metodología Scrum

 

Hay tres pilares que son esenciales para el funcionamiento de la metodología Scrum: 

  • Transparencia: todos los implicados están al tanto de qué sucede y cómo sucede en el desarrollo del proyecto. Así, se consigue un entendimiento “común” y una visión global del proyecto.

  • Supervisión: se analiza de forma continua el progreso para detectar posibles fallos. El objetivo no es hacer un examen diario, sino averiguar si el trabajo fluye y si el equipo funciona de manera autosuficiente.

  • Adaptación: el equipo se ajusta para conseguir el objetivo si surge algún tipo de cambio. Este factor es clave para asegurar el éxito de proyectos complejos, en los que los requisitos son cambiantes y en los que la innovación y flexibilidad son esenciales.

Podemos encontrar numerosos ejemplos de workflows aplicados. Uno de ellos es el uso de la metodología Scrum en departamentos de Recursos Humanos. Gracias a esta herramienta, se obtiene un equipo autogestionado y responsable de sí mismo. El objetivo es que los empleados del departamento consigan compartir las responsabilidades, enfocarse en el talento y las habilidades transversales, trabajar las soft skills y construir una cultura de procedimientos ágiles.

 

metodología Scrum y entornos ágiles

 

Metodología Scrum: una solución para hacer frente a los retos del retail

 

En Esade Creapolis apostamos por la transformación digital y las metodologías ágiles como uno de los recursos clave a la hora de impulsar la digitalización de las compañías. Conseguir agilizar determinados procesos, como el de la toma de decisiones, se ha vuelto esencial para adaptarnos a las necesidades actuales. 

 

Si quieres conocer los principales retos del sector retail y/o del marketing de cara al año 2022 te invitamos a la Presentación del Barómetro sobre “Retos en Retail 2022: nuevas perspectivas y oportunidades para el sector”, que tendrá lugar el próximo 14 de octubre a las 10:00h de forma online. 

 

En la presentación del estudio, elaborado por Esade Creapolis y la consultora tecnológica Seidor, tendrás la oportunidad de conocer las conclusiones del Barómetro, a partir de las cuales analizaremos algunos de los desafíos más urgentes en el sector retail actual y de futuro, poniendo especial atención en cómo la tecnología y la innovación pueden darles respuesta. 

 

Workflow, clave en la transformación digital

 

La gestión de procesos y equipos es una de las partes más complejas pero importantes en cualquier empresa. No se trata solo de optimizar recursos, sino también tiempo, coordinación de personas, protocolos y asignación de tareas. Todas estas cuestiones requieren de conocimiento, buen criterio y tiempo para su correcta implementación. 

 

Esto hace cada vez más necesario que las empresas opten por implementar herramientas, como el workflow y las metodologías ágiles, que impulsen su agilidad y transversalidad con el fin de conseguir el mejor rendimiento posible. 

 

¿Utilizas workflows en tu día a día? ¿Sabes cómo aplicarlo en tu modelo de negocio? Déjanos un comentario, nos encantará leerte.