12 claves imprescindibles para la organización de eventos

Acudir a un evento puede ser una ocasión única para entablar nuevas relaciones profesionales, además de estar a la última en todo lo que rodea a una empresa, su sector, los competidores, las tendencias del mercado, etc.

 

Cada vez son más las compañías que incluyen la organización de eventos en sus estrategias de marketing. La excelencia en la planificación y gestión de cada evento, marcará la diferencia para llevarlo al éxito.

 

¿Estás pensando en organizar eventos en tu empresa? Hoy queremos compartir contigo los aspectos más importantes de una buena gestión de eventos. Veremos los diferentes tipos, y te mostraremos cómo crear un evento en 12 sencillos pasos.

 

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Los 12 aspectos clave en la organización de eventos

 

Organizar eventos es una tarea muy bonita, a la vez que muy laboriosa. En el momento que te surge la idea de preparar uno, debes tener muy en cuenta estos 12 aspectos que te ayudarán a conseguir el éxito:

  • El objetivo: debes definir qué quieres conseguir al realizar tu evento.

  • La planificación: para poder hacer una buena planificación tienes que tener claro el perfil de los invitados, el número de asistentes, si se trata de un evento empresarial o de otro tipo, si será presencial o a distancia, etc. También es fundamental tener clara la fecha en la que deseas celebrar el evento.

  • El presupuesto: necesitas conocer al detalle el presupuesto del que dispones para poder llevar a cabo el evento.

  • Una buena comunicación: la comunicación es fundamental para conseguir el éxito. La empresa organizadora debe comprender muy bien tus ideas, valores, objetivos, etc, para poder organizar el evento.

  • Lugar de celebración: en función del objetivo, debes elegir un lugar adecuado para la celebración del evento. Puede que el mejor sitio sea un salón cerrado, o quizá necesites buscar espacios para eventos al aire libre.

  • Detalles técnicos: es muy importante que definas el tipo de equipos e iluminación que vas a necesitar; micrófonos, altavoces, proyectores, pantallas, luces, etc.

  • Decoración: el diseño del espacio y el tipo de decoración que vas a utilizar debe estar muy relacionado con la temática de tu evento.

  • Aspectos legales: antes de comenzar a planificar el evento, infórmate de las normativas y permisos que necesitas para llevarlo a cabo.

  • Servicio de catering: elige un proveedor de confianza; los profesionales te ayudarán a seleccionar el tipo de comida y bebida de acuerdo con la hora del evento.

  • Personal de apoyo: vas a necesitar un equipo de personas para que ayuden a los asistentes en todo momento, y que estén pendientes de apoyar el evento a lo largo de su desarrollo.

  • Toma nota de posibles imprevistos: necesitas tener un Plan B; si algo falla podrás actuar con rapidez y resolver el imprevisto sin que apenas se note.

  • Evalúa los resultados: una vez que ha finalizado el evento, haz una evaluación de los resultados; toma notas de todo lo que vas viendo, haz una valoración del equipo que ha participado en el acto y el impacto que ha causado el mismo, para la posterior elaboración del informe final. Asimismo, es fundamental agradecer la participación a todas aquellas personas que han hecho posible el encuentro: asistentes, proveedores, colaboradores, patrocinadores, entre otros.

Tipos de eventos

 

En función del objetivo deseado, existen varios tipos de eventos. A continuación, los vemos con detalle.

 

Eventos corporativos e institucionales

 

La organización de eventos empresariales tiene por objetivo cualquier promoción de un producto o servicio, así como la celebración de un aniversario, o la inauguración de una nueva marca o centro de trabajo, entre otros. 

 

Pueden ser externos, es decir, están abiertos al público, aunque también pueden ser eventos internos, donde los asistentes son personas relacionadas con la empresa, como empleados, accionistas, etc. 

 

La celebración de este tipo de eventos internos es cada vez más frecuente, y busca la formación y motivación del personal de la compañía.

 

Eventos sociales

 

Estos eventos forman parte de las actividades habituales de las personas, y su objetivo es promover las relaciones humanas. En este grupo entran todas las reuniones sociales, tanto personales como las que se pueden celebrar en una empresa o institución.

 

Eventos de recaudación de fondos

 

Son los eventos que organizan las ONGs, y tienen por finalidad captar patrocinadores y recaudar fondos para una determinada labor social.

 

Eventos virtuales 

 

Los eventos virtuales están ganando cada vez más popularidad, por dos motivos. Por un lado, han proliferado tras el paso de la pandemia de la COVID-19.

 

Y, por otro lado, tienen un alcance global, llegando a muchos millones de personas alrededor del mundo. El contenido es muy similar a los eventos presenciales, pero las personas interactúan en un ambiente virtual.

 

Además, este 2021 también ha proliferado mucho la organización de eventos híbridos, un método que nos permite mantener la proximidad y cercanía humana cumpliendo con todas las medidas de higiene y seguridad. Se trata de la combinación idónea entre tecnología y seguridad para la organización de eventos empresariales sin riesgo.

 

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Congresos, exposiciones y ferias

 

Son eventos con una temática específica, y el objetivo siempre está asociado con transacciones económicas. En los congresos y ferias, los participantes y asistentes aprovechan para ampliar sus redes de contactos.

 

Además, es una excelente ocasión para dar a conocer las tendencias del sector.

 

Conclusión

 

La organización de eventos es una tarea compleja que supone prestar atención a muchos detalles para que todo salga según lo deseado.

 

En Esade Creapolis conocemos bien la importancia del éxito cuando un evento sale bien. 

 

En nuestras instalaciones disponemos de espacios para eventos y talleres completamente adaptables. Contamos con espacios flexibles en los que poder organizar cualquier tipo de evento. Desde eventos al aire libre en nuestras grandes terrazas para garantizar un networking seguro, tales como congresos, conferencias, reuniones de equipo o workshops hasta organización de eventos de formación en cualquiera de los espacios polivalentes.

 

¿Estás pensando en organizar un evento para promocionar tu empresa, algún servicio que vas a lanzar en breve, la apertura de un nuevo centro de trabajo, etc? Deja que te ayudemos con la organización. Ponte en contacto con nosotros y cuéntanos tu proyecto.